8 Vorteile von Inventarmanagement

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen in fast jeder Branche ihre Besitztümer und Werte (Assets) im Blick behalten sollten. Ein Asset oder Vermögenswert ist einfach gesagt alles, was Ihr Unternehmen besitzt und regelmäßig verwendet – es wird als „Vermögenswert“ oder als Asset bezeichnet, weil es einen Wert für das Unternehmen hat. Assets können verschiedene Dinge sein, zum Beispiel ein Fahrzeug, eine Maschine, ein Laptop, ein medizinisches Gerät, eine Kamera und so weiter, aber auch nicht physikalische Assets wie Lizenzen oder Subscriptions. Egal, welche Art von Assets Ihr Unternehmen besitzt, die folgenden acht Vorteile des Inventarmanagements zeigen Ihnen, warum es wichtig ist, ein systematisches Inventarmanagement einzuführen.

1. Reduzierung von Wartungskosten

Es ist wichtig, die Kosten für Reparaturen von Dingen wie Maschinen, Geräten und Fahrzeugen zu senken, damit Ihre Assets länger genutzt werden können. Wenn Sie
Wartungen gut organisieren, können Sie sowohl Notfall-Reparaturen als
auch allgemeine Reparaturkosten reduzieren. Das bedeutet, dass Sie Geld
sparen, weil Ihre Sachen länger halten. Egal, ob Sie Fahrzeuge haben,
medizinische Geräte oder IT-Hardware nutzen, eine gute Wartungs-Planung
hilft Ihnen auch dabei, teure Arbeitsunterbrechungen oder Verzögerungen
zu vermeiden. Aber auch die Überwachung von Softwarelizenzen, Abos und
Leasingverträgen fällt unter diesen Bereich.

Mit Software zum Inventarmanagement, wie zum Beispiel sortful, können Sie wichtige Termine für Reparaturen und Wartungen im Auge behalten. Sie können einfache Reminder einstellen, um sich (und Ihr Team) an anstehende Reparaturen, Garantieabläufe und mehr zu erinnern. Außerdem können Sie wichtige historische Infos über Assets festhalten, wie zum Beispiel vergangene Reparaturen, Zustand der Assets und Ablaufdaten. 

2. Verlängerung der Lebensdauer von Assets durch Inventarmanagement

Die Planung und Überwachung von Maintenance-Aktivitäten  ist also ein
wichtiger Vorteil des Inventarmanagements. Doch es gibt noch andere
Wege, wie Inventarmanagement Ihnen dabei helfen kann. Die Lebensdauer
von Assets kann auch verlängert werden, indem Sie wissen, wo Ihre Assets
sind, in welchem Zustand sie sich befinden und – wenn sie kaputt sind
oder falsch behandelt wurden – wer zuletzt für sie verantwortlich war.
Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Sachen länger halten, sparen Sie Zeit,
Geld und Ärger. Außerdem reduzieren Sie Müll, indem Sie sicherstellen,
dass Ihre Geräte und Technologien so lange wie möglich funktionieren.
Das hilft dabei, Ihr Unternehmen umweltfreundlicher und nachhaltiger zu
machen. 

3. Vereinfachung von Inventarkontrollen und Audits

Die meisten Unternehmen müssen auch aus gesetzlichen Gründen regelmäßig
Inventarbestände überprüfen, was oft ziemlich aufwendig sein kann, wenn
dies nicht systematisch erfolgt. Glücklicherweise ist eine einfachere Inventur einer der Hauptvorteile eines Inventarmanagements. Das
kontinuierliche Management Ihres Inventars hilft Ihrem Team bei diesen
Prüfungen, da bereits alle benötigten Informationen vorliegen. Wenn Sie
zum Beispiel eine App für Inventarmanagement nutzen, können Sie Berichte
erstellen, die Ihnen zeigen, welche Gegenstände Sie haben, wo sie sind,
wie viele vorhanden sind und so weiter. Vergleichen Sie dann Ihren
physischen Bestand mit den Informationen in Ihrer Software, und Sie sind
fast fertig. Je schneller Sie Ihre Inventur durchführen können, desto
eher können Sie Probleme angehen, die Sie dabei entdecken (z.B. Über-
oder Unterbestellungen oder auch die Identifikation von Ghost Assets).
Und wenn Sie das ganze Jahr über kontinuierlich ihr Inventar managen,
werden Sie feststellen, dass es insgesamt nicht allzu viele Probleme
gibt.  

4. Überblick über wichtige Dokumentationen

 Wenn Sie neue Maschinen, Ausrüstung oder neue Hardware anschaffen, erhalten
Sie normalerweise eine Menge Dokumentation dazu. Diese Dokumente können
Anleitungen, Sicherheitshinweise oder Wartungshinweise enthalten – und
oft gehen sie verloren, werden beschädigt oder unsystematisch abgelegt.
Mit einer Software zum Inventarmanagement können Sie diese Dokumente direkt in das Profil eines Assets hochladen und machen es damit zentral verfügbar. Auch Bilder können dort abgelegt werden, so dass alle im Unternehmen jederzeit darauf zugreifen können. 

5. Alle Asset-Informationen auf einen Blick

Ihre Assets sind wertvoll – und es geht nicht nur um die Dokumentationen,
die mit diesen Assets kommen. Ein Vorteil eines Inventarmanagements ist,
dass Sie immer Zugriff auf die Informationen haben, die Ihnen helfen,
Assets zu verkaufen, Wertminderungen zu dokumentieren oder besser zu
verstehen, wie Sie Ihre Assets nutzen können. Hier sind einige Dinge,
die Sie im Profil jedes Assets festhalten können:

• Wichtige Unterlagen vom Hersteller
• Wichtige interne Dokumente zur Handhabung, Benutzung oder Pflege eines Assets
• Berichte über Wartungsarbeiten
• Auditergebnisse
• Berichte über Schäden an einem Gegenstand
• Verlauf, wo und wann das Asset sich befunden hat
• Verlauf, wer das Asset wann benutzt hat 

Wenn Sie eine Software zum Inventarmanagement nutzen, kann ein Teil dieser
Informationen – inklusive Nutzerhistorie und Assethistorie – automatisch
erzeugt werden! 

6. Verbesserung von Buchhaltungsprozessen

Ein gut organisiertes Inventarmanagement beeinflusst nicht nur Ihre
Betriebsabläufe, sondern wirkt sich auch positiv auf Ihre
Buchhaltungsprozesse aus. Systematische Informationen über Ihre
Vermögenswerte spielen eine entscheidende Rolle bei der Erstellung von
Finanzberichten, der Berechnung von Abschreibungen und der Aufstellung
von Unternehmensbilanzen. Hier kommt die Kraft eines funktionierenden
Inventarmanagements ins Spiel: Es erleichtert diese Aufgaben erheblich,
indem es Ihnen durch genaues Verfolgen Ihrer Assets stets klare
Informationen liefert. Sie wissen genau, was Sie besitzen, wo sich diese
Gegenstände befinden, wie viel sie wert sind und in welchem Zustand sie
sind. Diese präzisen Daten ermöglichen es Ihrer Buchhaltung, genauere
Finanzberichte zu erstellen und Abschreibungen sowie den Wert Ihrer
Vermögenswerte genauer zu berechnen. Dadurch werden nicht nur die
Finanzprozesse effizienter, sondern auch die Gesamtgenauigkeit Ihrer
Buchhaltung verbessert.

7. Höhere Transparenz durch Inventarmanagement

Ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist, ein solides System zur Management
Ihres Inventars macht es für alle viel einfacher, die Assets im
Unternehmen im Blick zu behalten. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr
Team an verschiedenen Standorten arbeitet oder wenn es so viele
Angestellte gibt, dass es schwierig wird, alle Dinge persönlich zu
überprüfen. Die richtige Software zum Inventarmanagement kann die
Übersicht noch verbessern, indem sie eine klare, visuelle Darstellung
von allem bietet, was Ihr Unternehmen besitzt, ohne dass die Mitarbeiter
ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, um nach Assets zu suchen. Mit Sortful können
Sie hochauflösende Bilder von Ihren Assets hochladen und diese nach
Standort sortieren. So wissen Sie immer, welche Dinge sich wo, wann und
in welchem Zustand befinden.

8. Steigerung von Produktivität durch Inventarmanagement

Einer der Hauptvorteile des Inventarmanagements? Dinge schneller erledigen
können. Sobald das System in Ihrem Unternehmen eingerichtet ist und alle
Mitarbeiter mit den Standardanweisungen vertraut sind, werden Sie
feststellen, wie viel Zeit das Ihrer Organisation tatsächlich einspart.
Dies wird besonders spürbar, wenn Sie sich dazu entschließen, Assets
mithilfe von Software mit automatisierten Funktionen zu überwachen.
Funktionen wie das Scannen von Barcodes und QR-Codes, individuelle
Benachrichtigungen und umfangreiche Berichte können eine Vielzahl
alltäglicher, zeitraubender Aufgaben beschleunigen und Ihnen
gleichzeitig dabei helfen, den Überblick über Ihre wertvollsten Assets
zu behalten.