Inventarverwaltung für Mitarbeiter: sortful ermöglicht self-checkout für Assets & Lagerverwaltung

QR code scannen mit sortful

In vielen Unternehmen entstehen in bestimmtem Situationen unnötige Verzögerungen, wenn Mitarbeiter auf die zentral gesteuerte Zuweisung und Ausgabe von Geräten und Materialien angewiesen sind. Um die Inventarverwaltung zu vereinfachen, hat sortful neue Funktionen entwickelt, die es ermöglichen, Ressourcen wie IT-Geräte, Maschinen und Verbrauchsmaterialien effizient und ohne Umwege zu verwalten. Mitarbeiter können sich per self-check-out selbst Geräte zuweisen, der Bestand von Materialien wird automatisch reduziert – und das alles in Echtzeit.

Diese Neuerungen sparen nicht nur Zeit und entlasten die IT- und Verwaltungsteams, sondern bieten auch in verschiedenen Branchen wertvolle Vorteile. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Anwendungsfälle und zeigen, wie diese Funktionen in der Praxis funktionieren.

Anwendungsszenarien

Die neue self checkout-Funktion von sortful optimiert den internen Ablauf beim Umgang mit Geräten und Arbeitsmaterialien und bietet Unternehmen in verschiedenen Branchen eine flexible Lösung. In dynamischen Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter oft unterschiedliche Geräte und andere assets benötigen, vereinfacht dieses Feature die Prozesse erheblich. Typische Anwendungsfälle umfassen:

  1. IT-Unternehmen, Agenturen und Ingenieurbüros: Entwicklungsteams können schnell auf Laptops und Testgeräte zugreifen, ohne die IT-Abteilung zu involvieren, was die Verfügbarkeit erhöht und Testzyklen beschleunigt.
  2. Gesundheitswesen: Medizintechnische Geräte können effizient zwischen verschiedenen Abteilungen zugewiesen werden, was die Nutzung von z.B. Ultraschallgeräten oder EKGs erleichtert und die Verantwortung klar zuweist.
  3. Bauwesen und Handwerk: Bauarbeiter können Werkzeuge und Maschinen direkt vor Ort zuteilen oder aus einem Werkzeugwagen entnehmen, wodurch Verzögerungen durch zentrale Koordination vermieden werden.
  4. Eventmanagement: In der Eventbranche ermöglichen Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Kameras und Technik, was die Durchführung von Veranstaltungen reibungslos gestaltet.
  5. Bildungseinrichtungen: Lehrer und Schüler können Laptops oder Tablets selbst zuweisen, was besonders in „Bring Your Own Device“-Umgebungen vorteilhaft ist.
  6. Forschung und Entwicklung: Forschungsteams können flexibel und schnell auf spezielle technische Geräte zugreifen, was die Vorbereitung auf Versuche erleichtert.

In all diesen Branchen reduziert die Selbstzuweisung nicht nur den administrativen Aufwand und minimiert Wartezeiten, sondern verbessert auch die Verfügbarkeit von Geräten und Materialien, was den Arbeitsalltag der Mitarbeiter erheblich erleichtert.

Wie funktioniert es?

Voraussetzungen: 

  • Mitarbeiter, die sich selbst Inventar zuweisen möchten, benötigen in sortful mindestens die Rolle „User“. 
  • Inventaritems müssen vorab mit QR-Codes etikettiert sein
  • Der Scan-Vorgang  kann mit einem Smartphone über einen mobilen Browser oder einem anderen Gerät mit QR-Scanner geschehen.
  • Mitarbeiter können sich nur Geräte zuweisen, wenn  diese verfügbar, also den Status „nicht zugewiesen“ haben.

Über den Navigationspunkt „meine Assets“ können sich die Mitarbeiter dann über den button „nehmen“ den QR-Code des jeweiligen Inventars scannen, anschließend ist das Gerät dem Mitarbeiter zugewiesen:

sortful self checkout

Die Zuweisung wird sowohl am asset als auch am Benutzerdatensatz gespeichert

Über „zurückgeben“ können Mitarbeiter dann den QR-Code des Inventaritems scannen, wodurch das Inventar dann wieder als verfügbar in sortful erscheint. 

sortful checkin

Über die Depotfunktion können Administratoren auf einen Blick erkennen, welches Inventar aktuell verfügbar ist, also nicht Mitarbeitern zugewiesen und im Einsatz ist:

sortful Depot

Tipp: Sind Mitarbeiter der Rolle „UserPlus“ zugewiesen, können diese über den Menüpunkt „alle Assets“ selbst über verschiedene Filter prüfen, welches Gerät oder welches Asset an welchem Standort verfügbar ist (hierzu muss der Eintrag „nicht zugewiesen“ ausgewählt werden) und auch die zugehörige Detailansicht des Assets im read-only-Modus ansehen:

sortful filterung assets

Tracking von Lager- und Verbrauchsmaterialien

Analog zum handling von „regulären“ Assets lassen sich auch Lager- und Verbrauchsmaterialien verwalten. Es gibt allerdings einen wichtigen Unterschied: Durch die  Entnahme wird der Bestand des entsprechenden Assets reduziert. Wenn z.B. ein Werkstattleiter 20 Packungen Schrauben erfassen und die Ausgabe tracken möchte, macht es aus Effizienzgründen wenig Sinn, jede einzelne Packung als Asset zu erfassen. Stattdessen wird eine Assetkategorie „Schrauben“ erstellt und mit einem custom field „quantity“ verknüpft:

Assetkategorie mit Quantity-Feld

Das quantity-Feld soll dann dazu dienen, die Anzahl der Artikel, in unserem Beispiel „Packungen“, zu spezifizieren. Zusätzlich wird Assets der Kategorie „Schrauben“ als Lager- und Verbrauchsmaterial gekennzeichnet – dadurch wird verhindert. dass Assets der Kategorie „Schrauben“ an Mitarbeiter zugewiesen werden können:

Anschließend kann der Assetdatensatz erstellt und die aktuell verfügbare Menge eingegeben werden:

 

asset sortful verbrauchsmaterial

Die Mengenangabe kann dabei durch den Administrator jederzeit, z.B. nach Eintreffen einer neuen Bestellung, angepasst werden; die Verfügbarkeit – wieviele Packungen sind aktuell noch vorhanden, wird in Echtzeit angezeigt.

Der zugehörige QR-Code wird dann im Unterschied zu „regulären“ Assets nicht am Asset selbst angebracht, also in unserem Beispiel auf die einzelne Schraubenpackung, sondern am Ort der Aufbewahrung, in unserem Beispiel „Zwischenlager Nürnberg“ / „Regal 1“

Mitarbeiter können dann durch die Scanfunktion „nehmen“ eine 
Packung entnehmen, wodurch der Bestand dann automatisch reduziert wird:

 

Low-stock Benachrichtigungen für die Inventarverwaltung

Zusätzlich können Administratoren „low-stock“-Benachrichtigungen konfigurieren, die Benachrichtigungen für Assets auslösen, sobald die aktuell verfügbare Menge unter einen definierten Schwellenwert fällt:

 

In unserem Beispiel erhalten die Administratoren eine Benachrichtigung, sobald der Bestand an Schrauben kleiner oder gleich 5 Packungen ist. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Materialien rechtzeitig nachbestellt werden können.

Fazit: Optimierte Inventarverwaltung und Self-Checkout mit sortful

sortful bringt mit seiner Self-Checkout-Funktion eine innovative Lösung zur Inventarverwaltung in Unternehmen, die sich durch hohe Effizienz und Flexibilität auszeichnet. Durch die Möglichkeit, Geräte und Verbrauchsmaterialien eigenständig zu verwalten, wird der gesamte Prozess der Zuweisung von Ressourcen deutlich vereinfacht. Mitarbeiter können in Echtzeit auf die benötigten Tools zugreifen, ohne auf die IT- oder Verwaltungsteams angewiesen zu sein. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern verbessert auch die Verfügbarkeit von Geräten und reduziert Wartezeiten.

Besonders in Arbeitsumgebungen, die auf flexible Arbeitsmodelle, Projekte oder wechselnde Teams setzen, entfaltet diese Lösung ihren vollen Nutzen. Teams können ihre Ressourcen direkt und ohne bürokratische Hürden verwalten, was die Effizienz in den Prozessen steigert. Durch den Einsatz von QR-Codes und eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe sorgt Sortful dafür, dass Unternehmen jederzeit den Überblick über ihr Inventar behalten.

Die Self-Checkout-Funktion geht dabei über die reine Geräteverwaltung hinaus: Auch Verbrauchsmaterialien werden effizient erfasst und überwacht. Mit der Möglichkeit, Bestände automatisch zu reduzieren und Low-Stock-Benachrichtigungen zu konfigurieren, können Unternehmen sicherstellen, dass keine Engpässe auftreten und wichtige Ressourcen rechtzeitig nachbestellt werden.

Insgesamt bietet die Kombination aus optimierter Inventarverwaltung und Self-Checkout in Sortful eine zukunftsweisende Lösung für Unternehmen, die ihre internen Prozesse modernisieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand minimieren möchten. Egal, ob es sich um IT-Geräte, Werkzeuge oder Verbrauchsmaterialien handelt – Sortful sorgt dafür, dass Mitarbeiter schnell und unkompliziert Zugriff auf das benötigte Equipment haben und so effizienter arbeiten können.

Wir sind bereit. Was ist mit Ihnen?

Wir zeigen Ihnen sortful gerne in einer unverbindlichen Demo-Session. Für weitere Fragen, stehen wir gerne zur Verfügung.