Durch clevere Inventarverwaltung Bestellprozesse optimieren

Sortful - Inventarverwaltung

Einkäufer und operative Manager sind ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen, um Bestellprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Kostenkontrolle zu verbessern. Hier kommt Sortful ins Spiel: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch die geschickte Inventarverwaltung mit Sortful Ihre Bestellprozesse transformieren können, um Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen.

Zentralisierte Anfragenverwaltung: Klare Struktur für reibungslose Inventarverwaltungs-Prozesse

Sortful Anfragemaske

Die Verwaltung von Anfragen für neue Assets – seien es IT-Hardware, Geräte, Maschinen oder Lizenzen, Subscriptions und Leasingverträge – kann oft kompliziert sein, besonders wenn sie über verschiedene Abteilungen, Teams und Standorte hinweg erfolgt. Sortful vereinfacht diesen Prozess erheblich: Mitarbeiter, Teams und Abteilungen können Anfragen für neue Assets erstellen, egal ob Equipment für neue Mitarbeitende, neue Maschinen oder Büromaterial. Sie können entscheiden, welche Mitarbeitenden direkten Zugriff auf die Plattform erhalten sollen, und welche lediglich als Entitäten verfügbar sind, um Zuweisungen zu tracken. Die Anfragen werden workflowbasiert getrackt, wodurch Sie stets den Überblick über den Status und Fortschritt von Anfragen behalten.  Sie haben zudem die Möglichkeit, individuelle Deadlines zu setzen und Budgets pro Mitarbeiter festzulegen. Dadurch wird nicht nur die termingerechte Abwicklung sichergestellt, sondern auch die Kostenkontrolle optimiert. Das beste dabei: Ist eine Anfrage abgeschlossen, können die Daten aus der Anfrage automatisiert als neuer Inventardatensatz übernommen werden – clevere Inventarverwaltung par excellence!

Präzises Tracking von Lager- und Verbrauchsmaterialien: Immer den Überblick bewahren

Sortful Asset-Maske – Beispiel Druckerpapier mit Bestandsangabe, Verfügbarkeitsfeld und eingerichteter Erinnerung für Bestandscheck

Die genaue Kontrolle von Lager- und Verbrauchsmaterialien wie beispielsweise von Rohstoffen, Büromaterialen und Ersatzteilen ist von großer Bedeutung, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Auf der anderen Seite soll das Inventarmanagement effizient funktionieren: es macht beispielsweise nur wenig Sinn, jede einzelne Schraube oder jedes Paket Druckerpapier einzeln als Asset zu erfassen. Sortful bietet Ihnen deshalb die Möglichkeit, Volumina für „Massenassets“ zu hinterlegen und zu tracken, sei es für Druckerpapier, Büromaterial oder andere Verbrauchsgüter. Doch das ist nicht alles: Die Software ermöglicht es Ihnen auch, automatische Erinnerungen einzustellen, die Sie regelmäßig an die Überprüfung des Bestands erinnern. Dadurch können Bestellungen rechtzeitig ausgelöst werden, wodurch Sie sicherstellen, dass Sie stets ausreichend Vorräte haben, um den reibungslosen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

Optimale Ressourcennutzung durch Vermeidung von Unter- und Überstellungen

Sortful dashboard mit Assetentwicklung (aufschlüsselbar nach Standort / Assetkategorie), Kostenentwicklung, offenen Anfragen und Depot (Anzeige, welche Assets verfügbar sind)

Zur Vermeidung von Über- und Unterbestellungen bietet Sortful bietet eine Vielzahl von Funktionen: Die Depotfunktion auf dem dashboard ermöglicht Ihnen einen klaren Überblick über alle verfügbaren Vermögenswerte. Sie können sofort entscheiden, ob ein neues Asset bestellt werden muss oder ob auf ein bestehendes, verfügbares Asset zugegriffen werden kann. Keine Recherche, umständliches Nachfragen – alles auf einen Blick sichtbar. Dies erleichtert nicht nur die Identifizierung von verfügbaren Assets, sondern verhindert auch unnötige Überbestellungen. Sie können Assets mehrfach zuweisen, sei es für Lizenzen, Subscriptions oder andere Anwendungen. Zusätzlich ermöglicht Sortful die Einrichtung automatischer Benachrichtigungen für kritische Assets. So erhalten Sie eine Warnung, falls der Bestand unter einen bestimmten Wert fällt. Dies gewährleistet nicht nur eine optimales Inventarmanagement, sondern auch eine rechtzeitige Wiederbeschaffung, um Verzögerungen im betrieblichen Ablauf zu verhindern.

Über das historische Tracking der Assetbestellungen können Sie auch Trends ablesen – gefiltert nach Assetkategorie und Standorten, die getrackten Daten ermöglichen dann tiefergehende Analysen:  


• Gibt es saisonale Peaks bei der Bestellung von bestimmten Assets?
• Nehmen Bestellungen von Assets einer bestimmten Kategorie zu?
• Warum bestellt Standort X vergleichsweise viele Assets, obwohl dort weniger Mitarbeitende beschäftigt sind als an Standort Y?

Maximale Rendite mit dem „End of Life“ Ansatz


Sobald Assets am Ende ihrer Nutzungsdauer angelangt sind, bedeutet das nicht zwangsläufig das Ende ihrer Verwendung. Sortful bietet Ihnen die Möglichkeit, abgeschriebene Geräte intern an Mitarbeiter zu verkaufen. Dies schafft nicht nur eine zusätzliche Einnahmequelle, sondern vermeidet auch hohe Entsorgungskosten. Darüber hinaus können Sie alte oder ungenutzte IT-Hardware an Reseller verkaufen, um auch hier eine finanzielle Rendite zu erzielen. Sortful fördert eine nachhaltige und gewinnbringende Verwaltung Ihrer Assets, die nicht nur Ihr Budget entlastet, sondern auch die Umwelt schont.

Fazit: Inventarverwaltung als Basis für verbesserte Bestellprozesse

Sortful eröffnet eine neue Ära im Bereich der Bestellprozess-Optimierung: Die Software bietet nicht nur eine effiziente Verwaltung von Anfragen und Vermögenswerten, sondern fördert auch eine nachhaltige und kosteneffiziente Geschäftspraxis. Von der zentralisierten Anfragenverwaltung bis hin zur Maximierung der Ressourcennutzung – Sortful ist Ihr verlässlicher Partner für eine reibungslose und effiziente Inventarverwaltung.


Optimieren Sie Ihre Inventarisierung mit sortful, dem führenden digitalen Inventarmanager für Unternehmen. 

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