Ihr Inventar zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Veranstaltungen und Projekte planen mit sortful

Die Organisation von Veranstaltungen und Projekten stellt Unternehmen oft vor die Herausforderung, die benötigten Ressourcen zu verwalten und sicherzustellen, dass diese zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Genau hier setzt das Instanzen-Feature von sortful an. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihr Inventar präzise planen und verwalten, sodass Ihre Assets genau dann eingesetzt werden, wenn sie benötigt werden – ohne Doppelbuchungen oder Engpässe. Sie können sicherstellen, dass jedes Event, jedes Projekt oder jede Testphase mit den richtigen Ressourcen ausgestattet ist.

Vorteile für Ihre Projekte und Veranstaltungen

Das Instanzen-Feature bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, die Ihre Planung und Verwaltung von Ressourcen erheblich erleichtern:

• Einfache Erstellung von Instanzen: Erstellen Sie Instanzen für jedes Ihrer Projekte, Veranstaltungen oder Testphasen – ganz gleich, ob es sich um eine einmalige Aktion oder wiederkehrende Events handelt.
• Vermeidung von Doppelbuchungen: Das Instanzen-Feature sorgt automatisch dafür, dass Assets nicht gleichzeitig an mehreren Orten oder für verschiedene Aktivitäten eingeplant werden. So haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Ressourcen.
• Flexible Ausgabe-Methoden: Entscheiden Sie, ob Sie eine zentrale Ausgabe, bei der alle Assets an einem Punkt verwaltet werden, oder eine dezentrale Ausgabe bevorzugen, bei der Ihre Mitarbeiter selbstständig auf die Ressourcen zugreifen können.
• Optimierte Ressourcennutzung: Sie können jederzeit sehen, welche Assets verfügbar sind und welche bereits für Instanzen eingeplant sind. Dadurch haben Sie eine ständige Übersicht über Ihre Ressourcenkapazitäten.
• Zeit- und Kostenersparnis: Durch die automatisierte Planung und das einfache Tracking sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden unnötige Kosten durch fehlende oder doppelt geplante Assets.

Dank dieser Features wird Ihre Planung nicht nur präziser, sondern auch deutlich effizienter.

Einsatzsszenarien und Nutzen

Das Instanzen-Feature von Sortful eignet sich für eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, die über die klassische Projektplanung hinausgehen:

• Projektplanung: Wenn Sie ein Projekt mit festgelegten Ressourcen und Zeitrahmen planen, können Sie Instanzen erstellen, die genau definieren, welche Assets wann und wo verfügbar sein müssen. So vermeiden Sie Engpässe und stellen sicher, dass alle benötigten Ressourcen pünktlich zur Verfügung stehen.
• Eventmanagement: Ob Messen, Kongresse oder Unternehmens-Events – mit Instanzen können Sie die benötigten Materialien, Ausstattungen und Geräte exakt zuordnen und deren Verfügbarkeit sicherstellen. Sie wissen genau, welche Ressourcen für welche Veranstaltung eingeplant sind und können auf unvorhergesehene Änderungen schnell reagieren.
• Testing Devices in der IT-Entwicklung: Für Softwareentwickler und IT-Agenturen ist das Instanzen-Feature eine hervorragende Lösung, um Testing Devices für spezifische Testphasen oder Projekte gezielt einzuplanen. So können Sie sicherstellen, dass alle Geräte zu den richtigen Zeiten verfügbar sind und Ihre Testprozesse reibungslos ablaufen.
• Messen und Ausstellungen: Wenn Ihr Unternehmen an Messen oder Ausstellungen teilnimmt, können Sie Instanzen nutzen, um Ihre Ausstellungsstände, Materialien und Präsentationsgeräte optimal zu verwalten. Sie können die Ressourcen im Voraus planen und so vermeiden, dass etwas fehlt oder verspätet eintrifft.
• Team-Events und saisonale Kampagnen: Bei Team-Events oder saisonalen Marketingkampagnen können Sie Instanzen nutzen, um spezifische Geräte oder Materialien wie Werbematerialien, Displays oder spezielle Tools für die jeweilige Aktivität einzuplanen und sicherzustellen, dass diese rechtzeitig zur Verfügung stehen.

How to: Veranstaltungen und Projekte verwalten mit sortful

Die Nutzung des Instanzen-Features in sortful ist denkbar einfach:

Einstellungen in sortful zum Verwalten von Instanzen (Veranstaltungen, Projekte)

1. Instanz erstellen: Gehen Sie in Ihrer sortful-Oberfläche auf den Bereich „Einstellungen“ und vergeben Sie zunächst einen Namen für den Hauptknoten für die Veranstaltungen / Projekte etc., die Sie verwalten wollen.
2. Projekt oder Event erstellen: Erstellen Sie in dem Formular den Namen der Veranstaltung / des Projekts und den Zeitraum – im Feld „Info“ können Sie zusätzlich wichtige Inhalte wie zum Beispiel Ansprechpartner, Kontaktinformationen etc.
3. Bearbeiten / Löschen: Bereits erstellte Items werden unterhalb des Formulars angezeigt und können von dort aus bearbeitet und gelöscht werden

In der Detailansicht eines Assets können Sie dann über das Feld „Instanz“ die eigentliche Planung vornehmen und das Assets einem oder mehreren Events / Projekten zuweisen – sortful verhindert dabei automatisch, dass ein Asset mehrfach zugewiesen wird, wenn Veranstaltungen oder Projekte im gleichen Zeitraum liegen.

sortful – Zuweisung von Assets zu Veranstaltungen oder Projekten

Im frontend können Sie dann über die angelegten Veranstaltungen oder Projekte navigieren und die Assetzuweisung einsehen – und können dabei die benutzerfreundliche Freitextsuche, die Sortierung oder die Filterung nutzen.

sortful – Veranstaltung und Projekte in der Übersicht

Ausgabe und Rücknahme: Effiziente Verwaltung von Assets

Ein wichtiger Aspekt bei der Nutzung von Instanzen ist die Verwaltung der Ausgabe und Rücknahme von Assets. Hier bieten wir zwei zentrale Methoden, um den Prozess zu vereinfachen:

• Zentrale Ausgabe: Bei der zentralen Ausgabe werden Assets durch autorisierte Mitarbeiter oder ein zentrales System ausgegeben. Dies erfolgt über eine digitale Übergabe, wie sie in dem Blogpost zur digitalen Übergabe beschrieben wird. Hierbei wird jedes Asset in Echtzeit erfasst und dokumentiert, was den Prozess vereinfacht und eine hohe Transparenz gewährleistet.

• Dezentrale Ausgabe: Bei der dezentralen Ausgabe können Mitarbeiter über Self-Checkout-Methoden selbstständig Assets entnehmen, was gerade bei größeren Teams oder Verteilzentren von Vorteil ist. Weitere Details dazu finden Sie auf der Seite zur dezentralen Ausgabe und Self-Checkout

Mit diesen beiden Methoden ermöglichen wir eine flexible, aber dennoch transparente Verwaltung von Assets, sodass Sie jederzeit wissen, wer welches Equipment nutzt und wann es zurückgegeben wird.

Fazit: Ihre Ressourcen immer im Griff

Mit dem Instanzen-Feature von sortful haben Sie eine leistungsstarke Lösung, um Ihre Ressourcen für Projekte und Veranstaltungen effizient zu planen und zu verwalten. Sie erhalten eine klare Übersicht über die Verfügbarkeit von Assets und können sicherstellen, dass keine Ressource verschwendet oder doppelt gebucht wird. Dank der flexiblen Ausgabe-Methoden und der einfachen Verwaltung können Sie Ihre Planung optimieren und Zeit sowie Kosten sparen.