Digitale Übergabe von Mitarbeiter-Equipment

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren unsere Arbeitsweise grundlegend verändert, und dies gilt auch für die alltäglichen Prozesse in Unternehmen. Eines dieser essentiellen Prozesse ist die Übergabe von Equipment an Mitarbeitende (onboarding) bzw. die Rückgabe von Geräten, falls der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt (offboarding). Früher war dieser Vorgang oft von manuellen Schritten und Papierdokumenten geprägt, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig war. Mit sortful hingegen können Unternehmen den kompletten Übergabeprozesse digitalisieren und überwachen.

Traditionelle Übergaben im Onboarding und Offboarding

Traditionelle Methoden der Equipment-Übergabe sind oft mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, insbesondere im Kontext des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitenden. Manuelle Prozesse, bei denen auf Papier basierte Dokumentationen oder auf digitaler Unterschrift basierte Dokumentationen genutzt werden, führen nicht selten zu Missverständnissen, unvollständigen Protokollen und zeitlichen Verzögerungen:

1. Unklare Dokumentation:
   Manuell erstellte Übergabeprotokolle sind oft unübersichtlich und werden oft fehlerhaft erstellt, besonders im Kontext des Onboardings neuer Mitarbeitender. Dies führt zu Missverständnissen über den Zustand des Equipments und erschwert die korrekte Zuweisung von Arbeitsmitteln.
2. Zeitaufwändige Prozesse:
   Die manuelle Erstellung von Übergabeprotokollen und die physische (oder digitale) Unterschrift beanspruchen viel Zeit, gerade bei einem schnellen Onboarding neuer Mitarbeitender. Dies führt zu Verzögerungen bei der Zuweisung von Equipment und beeinträchtigt möglicherweise den nahtlosen Arbeitsfluss und damit die Produktivität von Mitarbeitenden
3. Fehlende Transparenz:
   Insbesondere im Rahmen von Offboarding-Prozessen ist die Transparenz über den Verbleib von Equipment oft unklar. Es ist schwierig, den aktuellen Status von zugewiesenen Assets für ausscheidende Mitarbeitende zu verfolgen, und es fehlt eine klare Aufzeichnung über erfolgte Übergaben.
4. Mangelnde Flexibilität:
   Herkömmliche Methoden sind oft starr und wenig anpassungsfähig, insbesondere wenn sich die Anforderungen im Zuge des Onboardings oder Offboardings ändern. Änderungen an den Übergabeprotokollen erfordern manuellen Aufwand und können zu Verzögerungen führen.

In Anbetracht dieser Herausforderungen ist die Notwendigkeit einer modernen Lösung für die Equipment-Übergabe, insbesondere im Kontext der Personalverwaltung, unausweichlich. Eine moderne Inventarisierungssoftware wie sortful bietet eine Antwort auf diese Herausforderungen, indem sie manuelle Prozesse durch automatisierte, transparente und effiziente Abläufe ersetzen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr darüber, wie sortful den Übergabeprozess neu definiert und die spezifischen Anforderungen des Onboardings und Offboardings optimal adressiert.

Die Lösung: Digitale Übergabe mit sortful

Um den Herausforderungen herkömmlicher Übergabemethoden zu begegnen, bedarf es einer innovativen Lösung, die Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit vereint. Sortful, eine fortschrittliche Inventarisierungssoftware, hat sich als Wegbereiter für die digitale Übergabe von Equipment etabliert. 
Die digitale Übergabe mit sortful bietet einen klaren und effizienten Ablauf, der die manuellen Hürden herkömmlicher Methoden überwindet. Hier sind die Schritte, die den gesamten Prozess von der Assetzuweisung bis zur Bestätigung und Protokollierung kennzeichnen:

Digitale Übergabe in den Einstellungen aktivieren
In den Einstellungen lässt sich die Funktion durch das Aktivieren der entsprechenden checkbox aktivieren:

Wichtig: Sie sollten die Funktion im laufenden Betrieb nicht permanent aktivieren und deaktivieren, da dies zu Dateninkonsistenzen führen kann.

Assetzuweisung
Nach jeder Assetzuweisung (nach erfolgter Übergabe des Inventaritems) erhält der Mitarbeitende, dem das Asset zugewiesen wurde, eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Asset ID des entsprechenden Equipments, der Seriennummer, dem generellen Status und Anmerkungen, um ggf. bereits vorliegende Schäden zu dokumentieren. Durch das Klicken auf den „Übergabe bestätigen“-Button kann der Mitarbeitende die Übergabe bestätigen.

 Ist noch keine Bestätigung erfolgt, ist dies über ein gelbes Flag „auf Nutzer warten“ im Assetdatensatz ersichtlich:

Hinweis: Die email-Benachrichtigung erhalten alle Benutzer, die in sortful mit ihrer email-Adresse hinterlegt sind, unabhängig davon, ob sie sich in der Applikation anmelden können.

In der Assetliste können Sie über Filterung einfach einsehen, von welchem Mitarbeitenden noch Bestätigungen ausstehend sind:

Bestätigung:
Der Mitarbeitende, dem das Asset zugewiesen wurde, erhält die E-Mail-Benachrichtigung und kann durch Klicken auf den „Übergabe bestätigen“-Button die Übergabe bestätigen. Das Asset erhält den Übergabestatus „bestätigt“, und in der Nutzerverwaltung wird das Asset als bestätigt angezeigt. Wird das Asset im Rahmen des offboarding-Prozess oder im laufenden Betrieb einem anderen Mitarbeitenden übergeben, wird der Status auf Benutzerebene als „zurückgegeben“ gesetzt.
In der Nutzerverwaltung können Administratoren alle bestätigten und ausstehenden Assets pro Benutzer einsehen und die komplette Übergabehistorie unterschieden nach „übergeben“, „angenommen“ und „zurückgegeben“ einsehen.

Über eine Schaltfläche können die Assets inklusive Zuweisungs- und Bestätigungsdatum als PDF erzeugt und heruntergeladen werden.

Mit dieser strukturierten Abfolge von Schritten optimiert sortful nicht nur die Übergabe von Equipment, sondern bietet auch eine klare und nachvollziehbare Dokumentation für einen effizienten Arbeitsprozess.

Vorteile der digitalen Übergabe

Die digitale Übergabe von Equipment mit sortful bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch eine transparente und reibungslose Verwaltung von Assets ermöglichen. Hier sind einige der Vorteile dieser innovativen Lösung:

1. Zeitersparnis für Mitarbeiter und Administratoren:
Durch die Automatisierung des Übergabeprozesses sparen Mitarbeitende und Administratoren wertvolle Zeit, die zuvor für manuelle Schritte und papierbasierte Dokumentationen aufgewendet wurde.

2. Minimierung von Fehlern und Unklarheiten:
Die klaren, vordefinierten Prozesse in sortful minimieren das Risiko von Fehlern und Missverständnissen bei der Übergabe von Equipment. Die einheitliche Dokumentation reduziert Unklarheiten über den Zustand von zugewiesenen Assets.

3. Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
sortful bietet eine zentrale Übersicht über alle Assets, ihren Zustand und ihre Zuweisungshistorie. Dies fördert die Transparenz und erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Veränderungen im Equipment-Bestand.

4. Effiziente Kommunikation zwischen Beteiligten:
Die automatische Benachrichtigung von Mitarbeitenden bei jeder Übergabe schafft eine effiziente Kommunikation. Alle relevanten Parteien sind stets über den aktuellen Status von zugewiesenen Assets informiert.

5. Bessere Kontrolle über den Equipment-Bestand:
Die Statusverfolgung von Assets („pending“ oder „bestätigt“) gibt Administratoren eine verbesserte Kontrolle über den Equipment-Bestand. Unbestätigte Übergaben können leicht identifiziert und nachverfolgt werden.

6. Höhere Datensicherheit und -integrität:
Im Gegensatz zu papierbasierten Dokumenten minimiert die digitale Übergabe das Risiko von Datenverlust oder Beschädigung. Alle Informationen sind sicher in der Software gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.

Die digitalisierte Übergabe von Equipment mit sortful trägt somit nicht nur dazu bei, bestehende Herausforderungen zu bewältigen, sondern schafft auch eine effiziente und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung.

Tipps für die Implementierung

Die erfolgreiche Implementierung einer digitalen Übergabelösung wie sortful erfordert eine minimale Planung und Umsetzung. Hier sind dennoch einige Tipps, die Ihnen helfen, den Prozess reibungslos zu gestalten und die Vorteile der Software optimal zu nutzen:
1. Einführung für Administratoren und Mitarbeiter:
Führen Sie kurze Einweisungen für Administratoren durch, damit sie alle Funktionen und Einstellungen von sortful verstehen und effektiv nutzen können. Auch Mitarbeitende sollten eine kurze Info erhalten, um den reibungslosen Ablauf der digitalen Übergabe zu gewährleisten.

2. Kommunikation mit den Beteiligten:
Informieren Sie alle Beteiligten über die Einführung der digitalen Übergabelösung. Klären Sie die Vorteile und den Mehrwert, den die neue Software bietet, und beantworten Sie offene Fragen, um Bedenken auszuräumen.

3. Feedback sammeln und Prozesse optimieren:
Sammeln Sie kontinuierlich Feedback von Administratoren, Mitarbeitenden und anderen Beteiligten. Nutzen Sie dieses Feedback, um Prozesse zu optimieren, etwaige Schwierigkeiten zu beheben und die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern.

4. Integration in Dokumentation
Integrieren Sie den Ablauf der digitalen Übergabe in Ihre Onboarding- und Offboarding-Dokumentation

Durch die sorgfältige Umsetzung dieser Tipps können Sie sicherstellen, dass die Einführung von sortful zur digitalen Übergabe nicht nur erfolgreich verläuft, sondern auch langfristige positive Auswirkungen auf die Effizienz und Transparenz in Ihrer Organisation.